# Manual de BWMS Guía práctica para el día a día. Está organizada por rol, pero cualquiera puede leerla entera para entender el sistema. --- ## 1. Primeros pasos (manager) 1. Entra con tu cuenta y elige tu peluquería en el selector de la barra lateral. 2. Revisa **Ajustes → Ficha del negocio** (dirección, teléfono, CIF, IVA, puestos). 3. Configura **Horarios y puestos**: - franjas de apertura por día (puedes usar dos: mañana y tarde); - puestos de corte disponibles; - granularidad de cita (15 min por defecto); - preparación entre citas; - antelación mínima y máxima; - ventana de anulación gratuita. 4. Crea el **catálogo**: categorías, servicios, duración, precio, IVA y si se puede reservar online. 5. Añade el **equipo**, sus especialidades, comisión y horario semanal. 6. Pulsa **Generar turnos de la semana** en Turnos (o espera al cron) para materializar el cuadrante. 7. Crea tu **token de centralita** y copia el guion generado. 8. Comprueba la **reserva online** desde la ficha pública. --- ## 2. Calendario - Vistas **Día**, **Semana** y **Mes**. - En el día, cada columna es un peluquero. Los colores identifican al profesional. - **Clic en un hueco vacío** → nueva cita con fecha, hora y peluquero precargados. - **Arrastrar una cita** a otra columna u hora → se mueve y se avisa al cliente. - La línea roja marca la hora actual. - En el móvil se muestra la agenda en lista, más cómoda para el peluquero. Estados: pendiente, confirmada, ha llegado, en servicio, completada, no presentado y cancelada. --- ## 3. Crear una cita 1. **Nueva cita**. 2. Busca al cliente por nombre o teléfono. Si no existe, rellena nombre y teléfono; se crea la ficha automáticamente. 3. Marca uno o varios servicios. La duración y el importe se suman. 4. Elige fecha y pulsa **Ver huecos**. 5. Pulsa un hueco. El sistema rellena la hora. 6. Peluquero: - **Automático**: elige al mejor según preferencia, especialidad, carga y reparto. - **Manual**: muestra solo los huecos de esa persona. 7. Añade preferencias del cliente (qué quiere, alergias) y notas internas. 8. Guarda. Si el cliente tiene email, recibirá la confirmación con enlace de gestión. > El sistema nunca permite dos citas solapadas del mismo peluquero ni superar los puestos de corte. ### Cambiar o anular Desde la cita: **Cancelar** (pide motivo y avisa) o edita fecha/hora. También puedes escribir al cliente desde la ficha. --- ## 4. Cola de espera y walk-ins - **Añadir a la cola**: nombre, teléfono, servicios, preferencia y prioridad. - Cada tarjeta muestra la espera, los servicios y **huecos sugeridos**. - Pulsa un chip de hueco para asignar en un clic. - **Organizador automático** coloca a todos los clientes que puede. - El peluquero puede reclamar una entrada desde **Mi día** si tiene hueco. La cola respeta prioridad y orden de llegada. --- ## 5. Equipo y turnos ### Ficha del peluquero - Datos, color en la agenda, comisión (%) y coste/hora. - Servicios que realiza (si no marcas ninguno, se considera que hace todos). - Cuenta de acceso vinculada (opcional). - Horario semanal por franjas. - Ausencias (vacaciones, baja, formación, personal). ### Turnos - Se generan desde las plantillas semanales. - Puedes editar horas, puesto y estado. - **Incidencia**: cambia el estado a *Ausencia* o *Baja*. La agenda deja de ofrecerlo y el panel avisa si tiene citas. - Si falta alguien, reasigna sus citas desde cada ficha o desde la cola. --- ## 6. Clientes (CRM) - Búsqueda por nombre, teléfono o email; filtros por segmento (nuevos, VIP, recurrentes, perdidos, cumpleaños) y peluquero preferido. - Ficha 360°: visitas, gasto, ticket medio, frecuencia, última visita, próximas citas, servicios favoritos y timeline. - **Preferencias** y **alergias** se muestran al reservar y en la agenda del peluquero. - Notas internas con autor y fecha. - Consentimiento de marketing y fecha. - **Anonimizar (RGPD)**: borra datos personales y conserva importes para contabilidad. Segmentos: - Nuevo: sin visitas. - VIP: 8+ visitas o 300 €+ de gasto. - Perdido: sin visitar hace más de 120 días. - Recurrente: 3+ visitas. --- ## 7. Catálogo y ofertas - Servicios: nombre, categoría, descripción, duración, precio con IVA, IVA específico opcional, visible online y activo. - Productos: PVP, coste, stock, mínimo, marca, SKU. - Ofertas: porcentaje, importe o pack; servicio asociado; días de la semana; vigencia; código; activa. - La centralita usa estos datos para informar de precios y ofertas. --- ## 8. Cobrar y caja ### Cobrar una cita 1. En la cita, **Iniciar servicio** (arranca el cronómetro). 2. **Finalizar y cobrar**. 3. Añade productos con la cantidad. 4. Ajusta descuento o propina. 5. Elige método de pago y **Registrar cobro**. 6. Se crea el ticket, se descuenta stock, se actualiza el cliente y se calcula la comisión. ### Venta directa **Cobrar** sin cita → añade concepto libre, servicios o productos. Puedes buscar cliente para asociarla. ### Caja - **Abrir caja** con fondo inicial. - Al cerrar, introduce el efectivo contado: el sistema calcula la diferencia. - Historial de cierres con descuadres. - **Gastos**: categoría, descripción, importe y fecha. Afectan al margen de los informes. ### Comisiones Se calculan por línea de venta con el % de la ficha del peluquero en el momento del cobro. Se ven en **Mis comisiones** y en los informes. --- ## 9. Informes Filtros por fecha, ámbito (peluquería, grupo, toda la red) y acceso directo desde el panel. KPIs: - Ingresos, tickets, ticket medio, servicios, productos, propinas. - Citas agendadas, completadas, canceladas y ausencias. - Ocupación y horas trabajadas. - Clientes nuevos. - Comisiones, gastos y margen. - Llamadas y conversión a cita. Desgloses: - Evolución diaria de ingresos. - Tráfico por hora. - Rendimiento por peluquero (citas, ingresos, comisión, horas, €/hora). - Servicios y productos más vendidos. - Métodos de pago. - Comparativa por centro (grupo/red). Exportación: **CSV** y **Excel** desde cada pantalla. También puedes imprimir el informe. --- ## 10. Centralita - **Tokens API**: crea uno por integración; se muestra solo una vez. - **Conocimiento**: FAQs, políticas y promociones. El agente las usa para responder. - **Guion**: genera un prompt completo con datos, precios, horarios, ofertas, políticas y flujo de conversación. Descárgalo en `.txt` o cópialo. - **Llamadas**: historial con teléfono, cliente, intención, resultado, duración, resumen y transcripción. - **Correos**: bandeja de salida con estado, error y reintento. --- ## 11. Avisos por email Se envían si el cliente tiene email y el aviso está activo: | Aviso | Cuándo | |---|---| | Confirmación | Al crear la cita. | | Cambio | Al mover fecha, hora o peluquero. | | Anulación | Al cancelar. | | Recordatorio | X horas antes (cron). | | Ticket | Al cobrar. | | Informe diario | Al cerrar el día (cron). | | Resumen semanal | Lunes (cron, grupos). | | Invitación | Al crear un usuario. | | Contraseña | Al solicitar recuperación. | Sin SMTP configurado, los correos se guardan en `storage/mail`. --- ## 12. Reserva online y autogestión - `reservar.php?salon=slug` muestra servicios online, huecos reales y formulario. - El cliente acepta privacidad y recibe confirmación con enlace firmado. - `gestionar.php` permite ver, cambiar de hora (con huecos) y anular. - La ventana de anulación se respeta; fuera de plazo se invita a llamar. --- ## 13. Roles y permisos | Tarea | Admin | Franquicia | Manager | Recepción | Peluquero | |---|---|---|---|---|---| | Crear peluquerías | ✅ | ✅ | — | — | — | | Crear franquicias | ✅ | — | — | — | — | | Ajustes del centro | ✅ | ✅ | ✅ | — | — | | Equipo y turnos | ✅ | ✅ | ✅ | — | — | | Catálogo | ✅ | ✅ | ✅ | ver | ver | | Agenda y citas | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | solo propias | | Clientes | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ver | | Caja y gastos | ✅ | ver | ✅ | cobrar | cobrar propias | | Informes | global | grupo | centro | ver | propias | | Centralita | ✅ | ✅ | ✅ | ver | — | | Usuarios | ✅ | grupo | centro | — | — | --- ## 14. RGPD y datos - Marca el consentimiento de marketing solo si el cliente lo ha dado. - Usa **Anonimizar** para ejercer el derecho de supresión: se conservan importes y fechas, sin datos personales. - Los enlaces de gestión están firmados; no son adivinables. - La API exige token por peluquería. - Exporta y elimina datos cuando corresponda. --- ## 15. Problemas frecuentes | Síntoma | Causa / solución | |---|---| | No aparecen huecos | Sin turnos ese día, servicio demasiado largo, sin puestos libres o antelación mínima. Revisa Turnos y Horarios. | | Un peluquero no aparece | Turno ausente/baja, está inactivo o no tiene el servicio asignado. | | No se envían emails | SMTP desactivado o credenciales incorrectas. Revisa Correos y `config.php`. | | El recordatorio no llega | Cron no configurado o cita sin email. Ejecuta `cron/reminders.php`. | | No puedo anular una cita | Estado completado/cancelado, o el cliente está fuera de la ventana (usa el panel). | | Error al instalar | Comprueba permisos de `storage/` y extensiones PHP. | | El token no funciona | Revocado o de otra peluquería. Crea uno nuevo. | --- © Zentria · BWMS by Zentria